SPRÁVCE DOKUMENTŮ A OBRÁZKŮ (propojení firemních dokumentů do Cézara, obrázky u zboží..) G2

Rodina modulů informačního systému Cézar se rozšířila o dlouho očekávaný nový, plně integrovaný modul Správce dokumentů a obrázků. Jak již název napovídá, tato nová součást systému Cézar umožňuje spravovat dokumenty, které lze zadat k jednotlivým kartám zboží, odběratelů, dodavatelů, rozvozců, dealerů, sortimentů, dokladů atd. atd. Odkudkoli v síti lze velmi snadno (téměř na jedno kliknutí) dohledat, prohlížet, editovat a tisknout či odeslat emailem nebo na web například dealerské, obchodní či komisionářské nebo pracovní smlouvy, návody ke zboží, dopisy a dokumenty, bezpečnostní podmínky, prohlášení o shodě, obrázky zboží, instruktážní videa, nahrané zvuky či webové odkazy. V evidenci přijatých faktur je možné připojit k faktuře elektronický nebo naskenovaný originál faktury. Ke každé položce, lze těchto dokumentů uložit neomezené množství, ošetřit je přístupovými právy, exportovat, importovat, automaticky synchronizovat  např. s internetovým obchodem a případně využít i šifrování a zajistit tak v součinnosti s přístupovými právy, výhradní přístup k vašim důležitým dokumentům pouze ze systému Cézar.

Nový Správce dokumentů umožňuje snadné "spárování" vašich existujících dokumentů s příslušnými kartami a evidencemi v Cézarovi nebo vytvářet zcela nové dokumenty (např. kupní smlouvy, dealerské smlouvy, návody k použití, bezpečnostní pokyny atp.) dle vámi předdefinovaných šablon. Správce dokumentů umožní vnést do vašich (dosud) "mimocézarovských" dokumentů řád a umožní jejich centrální síťovou správu.

Co vám přinese nový Správce vašich dokumentů ?

Nový modul Správce dokumentů a obrázků přináší mezi vaše firemní dokumenty zcela nový řád a systém :-). Se Správcem dokumentů se vám již nestane, že by jste zdlouhavě (často po celé vaší síti) dohledávali dopis nebo smlouvu, kterou psal některý z vašich kolegů a omylem ji uložil pouze na svůj vlastní počítač, nebo třeba obrázky či návody, které patří ke konkrétnímu zboží a je potřeba je co nejrychleji zaslat vašemu zákazníkovi nebo do internetového obchodu...

Správce dokumentů nejenom, že zajišťuje přehlednou centrální evidenci všech vašich firemních dokumentů a umožňuje k nim snadný a regulovatelný přístup ze všech vašich počítačů s Cézarem, ale umožňuje i jejich snadné spárování s příslušnými kartami a evidencemi v Cézarovi.

Potřebujete např. zjistit jaká korespondence nebo jaké smlouvy jsou uzavřeny s konkrétním zákazníkem? Se Správcem dokumentů stačí vyhledat konkrétního zákazníka v evidenci nebo na něm stisknout klávesu Ctrl+D a Správce dokumentů vám ihned zobrazí všechny dokumenty evidované u příslušného odběratele. A nejenom to, pokud jsou na kartě odběratele zadáni i např. dealer, rozvozce, odběratelská skupina, region nebo trasa, zobrazí Správce dokumentů automaticky i dokumenty u těchto souvisejících položek.

Pokud chcete např. zákazníkovi znovu přeposlat jeho smlouvu nebo dopis, stačí poté stisknout na příslušném dokumentu Enter a program vám již (podle typu dokumentu) nabídne, zda jej chcete prohlížet, editovat, vytisknout, odeslat emailem nebo na web.

Stejně jako u odběratelů se Správce dokumentů zachová i u ostatních evidencí - u dokladů vám přehledně zobrazí všechny dokumenty nejenom u konkrétního dokladu, ale i např. u souvisejícího odběratele, dealera, rozvozce, cenové akce, zakázky, zavážky, objednávky apod. U zboží zase dokumenty zadané např. u sortimentu zboží, podskladu, výrobce, cenové nebo slevové skupiny apod..

Jednou z klíčových funkcí nového modulu Správce dokumentů je možnost propojit vaše dosud "necézarovské" dokumenty, obrázky a internetové odkazy  s jednotlivými kartami a evidencemi v Cézarovi. Např. ke zboží si můžete snadno zaevidovat nejenom obrázky, ale třeba i návody, prohlášení o shodě, reklamační protokoly, reklamní nebo instruktážní materiály, odkazy do vašeho internetového obchodu nebo na web vašeho dodavatele atp..

Používání Správce dokumentů je velmi snadné a intuitivní - stačí zobrazit kartu konkrétního zboží, dokladu, odběratele, dodavatele... nebo v kterékoliv evidenci nebo informační funkci stisknout klávesu Ctrl+D a Správce dokumentů vám ihned zobrazí všechny dokumenty evidované u příslušné karty. A nejenom to, pokud jsou na kartě zadány i další související položky (např. dealer, rozvozce, odběratelská skupina, region, sortiment, výrobce, cenová skupina apod.), zobrazí Správce dokumentů automaticky i dokumenty u těchto souvisejících položek.

Nový Správce dokumentů umožňuje, kromě přiřazování vašich již existujících dokumentů a obrázků, i propracovanou tvorbu nových dokumentů. Nové dokumenty můžete vytvářet buď zcela nové "prázdné" nebo si můžete snadno předdefinovat tzv. šablony. Při zadávání nového dokumetu, např. komisní smlouvy k novému odběrateli nebo návodu či prohlášení o shodě ke zboží apod., si pak jednoduše vyberete příslušnou předdefinovanou šablonu. Po výběru šablony pak máte možnost určit, zda ji chcete mezi dokumenty vložit beze změn nebo zda si ji před tím přejete upravit nebo doplnit. Během několika málo minut tak máte např. na kartě konkrétního odběratele vloženou např. novou vyplněnou smlouvu nebo třeba dopis.

Šablony dokumentů lze používat pro zadávání jakýchkoliv opakujících se dokumentů - např. pro nejrůznější vzory smluv, vzory dopisů, vzory návodů, prohlášení o shodě, bezpečnostních certifikátů, reklamačních a inventurních protokolů, ale i třeba častých webových odkazů např. do vašeho e-shopu nebo na internetové stránky vašeho dodavatele nebo naopak pro sledování vaší konkurence...

Potřebujete čas od času předem omezit platnost nějakého dokumentu? Se Správcem dokumentů to není žádný problém. U každého dokumentu lze v jeho vlastnostech nastavovat zda má neomezenou platnost nebo platnost dokumentu omezit od nebo naopak do určitého data (nebo od-do). Jakmile je platnost u dokumentu nastavena, již se nemusíte o nic starat - Správce dokumentů automaticky umožní pracovat (zobrazovat, upravovat, tisknout, mailovat...) pouze s aktuálně platnými dokumenty.

Správce dokumetů umožňuje (ve spolupráci s Šifrátorem dat), kromě detailního nastavení přístupových práv, i zašifrování vámi vybraných dokumentů heslem. Výhodou zašifrování dokumentů je možnost selektivně určit, které osoby ve firmě mohou mít k zašifrovaným dokumentům přístup a které ne. Bez znalosti hesla není možné dokumenty prohlížet, tisknout ani editovat, ale ani odesílat emailem nebo na web.

S takto zašifrovanými dokumenty pak lze pracovat pouze (!) ve Správci dokumentů. Mimo Cézara nejenom, že nejsou tyto dokumenty v příslušných programech "viditelné", ale z důvodu jejich silného šifrování, je jejich obsah naprosto nečitelný !

Zajímavost:
Ve Správci dokumentů je možné kromě klasických dokumentů (např. texty, tabulky, pdf, obrázky, videa apod.) šifrovat i vámi vybrané aplikace, které máte na počítači nainstalovány a tím regulovat přístup k těmto vybraným programům. Zašifrované aplikace je možné spouštět (po zadání šifrovacího hesla) jen z Cézara.

Tak jako u ostatních funkcí Cézara lze i ve Správci dokumentů určit (na rozdíl od běžné práce s dokumenty přímo ve Windows), které operace mohou nebo naopak nesmí konkrétní pracovníci nebo skupiny pracovníků s dokumenty nebo šablonami provádět. Někteří pracovníci mohou mít např. povoleno, kromě prohlížení dokumentů i jejich zakládání, editaci, tisky, mazání nebo odesílání emailem. Naproti tomu jiná skupina pracovníků může mít např. povoleno pouze prohlížení dokumentů bez možnosti jejich úprav - opět na rozdíl od běžné práce s dokumenty přímo ve Windows, kde pokud má pracovník k dokumentu přístup, může s ním provádět jakékoliv operace...

Stejně tak jsou v Cézarovi pro pozdější dohledávání podrobně protokolovány i všechny operace, které se s příslušnými dokumenty prováděly. Lze tak snadno dodatečné zjistit, co, kdy a kdo s příslušným dokumentem prováděl.

Kromě možnosti přiřazovat dokumenty k jednotlivým kartám a evidencím, lze ve Správci dokumentů zadávat i dokumenty, webové odkazy, multimediální soubory nebo třeba často používané aplikace mezi tzv. "obecné firemní dokumenty". Tato evidence, jak již název napovídá, přehledně shromažďuje všechny ostatní dokumenty, které nemají přímou spojitost s konkrétními Cézarovskými evidencemi.

Při spuštění Správce dokumentů (např. po stisku klávesy Ctrl+D) se vás Cézar zeptá, zda chcete zobrazit dokumenty ke konkrétní aktuální položce (např. zboží ve skladové evidenci) nebo zda chcete pracovat s celofiremními dokumenty.

Pro maximální přehlednost lze obecné firemní dokumenty zařazovat do samostatných šanonů. Šanonů s dokumenty si můžete ve Správci dokumentů založit kolik potřebujete, můžete je libovolně pojmenovávat a třídit...

Maximální počty ani velikosti dokumentů evidovaných v Cézarovi nejsou prakticky nijak omezeny, není problém např. u zboží evidovat stovky obrázků třeba pro internetový obchod. Dokumenty lze přehledně členit do nejrůznějších skupin. Některé jsou již od nás přednastaveny, jiné si můžete snadno doplňovat a upravovat sami. V dokumentech lze snadno vyhledávat a filtrovat, lze je exportovat a importovat, automatizovaně synchronizovat s vašimi internetovými stránkami nebo internetovým obchodem.

S evidovanými dokumenty lze provádět všechny běžné operace. Kromě možnosti vytvářet zcela nové dokumenty (prázdné nebo dle šablon), lze dokumenty, obrázky a multimediální soubory prohlížet, editovat, tisknout, odesílat emailem nebo na internet.

Kromě běžných dokumentů umožňuje Správce zadávat a prohlížet také internetové stránky nebo spouštět zadané programy. Všechny tyto operace lze selektivně, konkrétním pracovníkům nebo skupinám pracovníků povolit nebo zakázat v přístupových právech.

Dokumenty, obrázky nebo třeba videa lze, pomocí Komunikačního managera, snadno (automaticky nebo manuálně) synchronizovat s vaším internetovými obchodem. Dokumentů a obrázků můžete mít u každého zboží zadáno různé množství. V definici exportu dat určujete, které konkrétní dokumenty a obrázky se mají exportovat a které jsou určeny pro jiné využití.

Jaké typy dokumentů umí Správce evidovat ?

• obrázky a fotografie zboží (a to zvlášť např. pro váš internetový obchod a zvlášť třeba pro obrázkové katalogy)
• návody a příručky ke zboží
• předvyplněné formuláře reklamačních protokolů, záručních listů a prohlášení o shodě
• bezpečnostní certifikáty a certifikáty původu zboží
• nejrůznější reklamní a propagační materiály
• instruktážní a reklamní videa
• odkazy na www stránky, ftp servery apod.
• tabulky v excelu, textové a pdf dokumenty, prezentace v powerpointu
• kupní, dealerské, komisní nebo jiné smlouvy s vašimi obchodními partnery (odběrateli, dodavateli, dealery, přepravci, rozvozci...)
• elektronické nebo naskenované originály vzájemných zápočtů, upomínek apod.
• dokumenty, zvukové nebo video záznamy k záznamům z jednání
• nejrůznější dopisy nebo jinou korespondenci
• odkazy na mapy regionů a rozvozových tras
• naskenované nebo elektronické originály přijatých faktur, dodacích listů, pokladních dokladů apod., které lze připojovat přímo k příslušným dokladům v Cézarovi
• naskenované potvrzené dobropisy od vašich odběratelů, které lze připojit k vystaveným dobropisům
• inventurní protokoly, podepsané inventurní doklady
• kamerové záznamy ze skladu
• záznamy telefonických objednávek, připojitelné k jednotlivým objednávkám
• elektronické originály objednávek přijatých od vašich odběratelů
• reklamní prospekty a materiály k vašim cenovým a obchodním akcím
• dokumenty k definovaným dealerským provizím, dodavatelským, rozšířeným nebo individuálním ceníkům
• pracovní nebo jiné smlouvy, hmotné odpovědnosti nebo jakékoliv jiné dokumenty u vašich jednotlivých pracovníků - oprávněných osob
• nejrůznější další soubory a dokumenty přiložené např. k objednávkám, příjemkám nebo třeba k záznamům z jednání
• k jednotlivým položkám nebo mezi obecné firemní dokumenty lze zařadit i jakékoliv programy a aplikace, které poté lze na jedno kliknutí přímo z Cézara i spouštět
• multimediální soubory
• a jakékoliv další dokumenty a soubory podle vašich potřeb... :-)

Všechny tyto dokumenty je možné v Cézarovi nejenom snadno přiřazovat k jednotlivým položkám (např. zbožím, odběratelům, dokladům apod.) nebo je zařadit mezi tzv. obecné firemní dokumenty, ale stejně snadno lze (doslova na několik málo kliknutí) tyto dokumenty otevírat, editovat, tisknout, odesílat emailem apod.