EMAIL MANAGER (modul pro přímé emailování z Cézara) G2

Modul EMAIL MANAGER umožňuje operativní a komfortní odesílání emailů přímo z prostředí systému CÉZAR®. Zajišťuje mj. přímé odesílání emailových zpráv odběratelům, dodavatelům a dalším obchodním partnerům, umožňuje rozesílání tzv. typizovaných zpráv prostřednictvím tzv. šablon.

Elektronická fakturace | Elektronické daňové a účetní doklady
EMAIL MANAGER umožňuje vytvářet a odesílat doklady (faktury, dodací listy, objednávky atd.) v elektronické podobě ve formátu PDF. Formát PDF vám umožní odesílat doklady v takové podobě, že příjemce těchto dokladů po jejich vytištění obdrží zcela identickou kopii vámi tištěného dokladu, takže odpadá (i dle zákona) nutnost doklad zasílat poštou. Tím lze nejenom zjednodušit a zrychlit odesílání dokladů a sestav, ale zároveň dosáhnout i značných úspor za nákup papíru a náplní do tiskáren a nákladů na poštovné. Dokumenty v PDF lze vybavit i vaším naskenovaným razítkem a podpisem, takže tyto doklady jsou zcela plnohodnotnými daňovými a účetními doklady v souladu s našimi platnými zákony.
Jaké jsou výhody formátu PDF?

• Formát PDF je celosvětově nejpoužívanější formát pro elektronické dokumenty.
• Doklady a sestavy v PDF vypadají zcela identicky jako tištěné (včetně např. loga vaší firmy, definované hlavičky a patičky stránky, razítka, podpisu apod.).
• Doklady v PDF formátu jsou standardně zašifrovány a chráněny před dodatečnými neoprávněnými změnami. Máte tak jistotu, že daňové doklady nemohou být nikterak opravovány.
• Daňové a účetní doklady odeslané ve formátu PDF jsou všeobecně používané a bezproblémů uznávané jako plnohodnotné daňové doklady bez nutnosti je zasílat v tištěné podobě.

Co je formát PDF a jak prohlížet a tisknout PDF dokumenty?
Formát PDF, který vytvořila firma Adobe, je celosvětově nejrozšířenějším formátem pro odesílání elektronických dokumentů (daňových dokladů, objednávek, nabídek apod.). Dokumenty v tomto formátu lze zobrazovat a tisknout v prohlížeči Adobe Acrobat Reader, který je k dispozici zcela zdarma (můžete si jej stáhnout zde).

EMAIL MANAGER také nabízí možnost hromadného zasílání ceníků a nabídek, odesílání objednávek pro vaše dodavatele, potvrzení objednávek a zálohových faktur pro vaše odběratele a mnoho dalších dokladů a tiskových sestav. Mezi možnosti EMAIL MANAGERA patří i odesílání záloh dat do centrály resp. odeslání dat do účetnictví emailem. EMAIL MANAGER je plně integrován do programu a je schopen automaticky spolupracovat i s Komunikačním managerem pro odesílání právě vyexportovaných dat nebo s Šifrátorem, který umožňuje data před odesláním zašifrovat. Je plně zabezpečen řadou přístupových práv, lze v něm rovněž definovat povolené a zakázané emailové adresy, různé skupiny adresátů, automatické přeposílání monitorovacích emailů atd. atd.

EMAIL MANAGER umožňuje i snadné získání informací o odeslaných emailech konkrétnímu odběrateli či dodavateli. Není třeba sestavovat důmyslné filtry či procházet Outlock na všech počítačích ve vaší firmě a přemýšlet, ze kterého vašeho počítače vlastně odešla půl roku stará nabídka, na kterou váš zákazník nyní reaguje. Stačí stisknout Enter na daném partnerovi a získat tak přehled o všech jemu odeslaných emailech, včetně možnosti okamžitého zobrazení obsahu odeslaných příloh.

Veškeré emaily se automaticky odesílají na pozadí, takže nedochází při odesílání k žádnému zdržování při další práci s programem. Rovněž lze rozhodnout, zda právě vytvořený email odešlete ihned nebo jej zařadíte do fronty a takto připravené emaily odešlete hromadně později. Takto máte možnost například během celého dne připravovat emaily k odeslání a příslušný odpovědný pracovník o nich může ještě dodatečně rozhodnout zda a které emaily odešle případně opraví. A pak je možné vybrané nebo všechny připravené emaily hromadně odeslat. Výhodou této funkce je také optimální využití kapacity připojení k internetu, takže odesílání emailů s velkými přílohami je možné provádět například ve večerních nebo nočních hodinách a nebrzdit tak denní chod vaší firmy.